翻译文档格式转换-如何将Word文件转换为InDesign


2019-07-05 09:07:06


文档翻译


将Word文档转换为InDesign文档并不是一项简单的任务。
实际上,由于在将Word文档导入InDesign文件时总是需要一些操作,我会说我们甚至不能谈论转换。
 
此外,如果要转换的Word文件很复杂,您最终可能会在InDesign中从头开始完全创建它。遗憾的是,没有可以将Word转换为InDesign的软件,但您可以学习如何正确设置Word文档和InDesign文件,这样手动转换将不那么痛苦和耗时。
 
作为旁注,如果您需要使用Word创建用于翻译的交换文件,我强烈建议您使用特定工具(如Redokun)。您的翻译机构会更乐意收到XLIFF文件而不是Word文档,而您的内部翻译人员会喜欢集成翻译工具的简单性。
 
在本教程中,我们将看到:
 
如何将Word文档导入InDesign
如何将文件Word链接到InDesign
[专业提示]使用母版页自动流动Word文档 (更新)
在InDesign中导入Word文件
当必须与需要或想要编辑InDesign文档中的文本的同事或客户打交道时,最佳解决方案是事先准备好InDesign文件。正如我们在Excel中看到的电子表格(这里是帖子:将InDesign表链接到Excel),您也可以链接InDesign文档中的Word文件。
 
 
将Word文档链接到InDesign文件非常棒,因为它允许您在InDesign内部和您的同事,客户端或任何必须键入内容的人进行布局,以便在更简单(更便宜)的软件中工作,如Microsoft Word。
 
这种方法需要一些工作才能开始,但请相信我,对于大多数工作来说,这是一个救生员。
 
如果您正确设置了段落样式和字符样式,则无需执行任何操作,只需观察InDesign会自动布置内容。
 
 
设置源文件
将Word文档导入InDesign文件时,默认设置还是导入应用于Word中文本的样式。这将在您的InDesign文档中创建Word文档中使用的相同段落样式。您可以利用此功能覆盖导入文本的外观(稍后我们将看到如何执行此操作),并在InDesign中快速导入文本和文本布局。
 
但是,请注意,从Word到InDesign的转换可能会使文本的布局与您手动执行的方式不同。例如,如果我必须在InDesign中创建项目符号列表,我会使用段落样式。转换会将项目符号文本特征应用为内联属性。
 
我在Word中有一个简单的单页文档,我想在InDesign中导入我的文档。翻译文档
请注意,我使用Word中的样式来布置我的文本(是的,您也可以在Word中创建自己的样式 - 请参阅本指南  或此视频 - 类似于在具有字符样式的InDesign中的操作方式)。与在InDesign中一样,请注意不要在Word中的文本中设置内联属性。
 
换句话说,如果您必须更改文本的特征,请不要直接对文本执行此操作,而是更改样式属性,因为这些内联属性也将保留在InDesign的文本中,并且如果要应用在InDesign文档中使用不同的样式时,您必须手动覆盖应用了内联样式的每个部分。如果您想要控制文档并快速布置文本,这一点非常重要。
 
如果您将内联样式应用于Word中的文本(左侧),以及如果不这样做(右侧)会发生什么,请参见此处。
带内联样式的Word文档与不带内联样式的Word文档之间的差异
 
正如您在左侧屏幕截图中看到的那样,在Paragraph Style名称附近有一个‘+’标记,右侧的屏幕截图中没有该标记。而且,这两个字符串显然有不同的风格。
 
‘+’只要覆盖应用于文本的样式,标记就会显示在段落样式名称附近。这意味着左侧屏幕截图中的文本不符合段落样式。相反,右侧的屏幕截图显示了我创建的右侧段落样式的文本。
 
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导入Word文档
在InDesign中,单击File主菜单栏然后Place(否则,您可以在Mac OS上按Cmd + D或在Windows中按Ctrl + D)。如上所述,请确保Word文档中的样式正确设置为文本。
将Word文件放入InDesign
 
单击Options并检Show Import Options入导入窗口(如果尚未选中),选择该文件并单击Open将Word文件导入InDesign。
标记“显示导入选项”
在此窗口中,您可以个性化一些设置。通常,默认设置是OK。但是,您应该特别注意这些设置:
 
保留文本和表格中的样式和格式
手动分页
自动导入样式
如果选择“从文本和表格中删除样式和格式”,则只导入Word文件中的纯文本(不带样式)。
 
让我们导入Preserve Styles and Formatting from Text and Tables激活的Word文件。这将导入文本并模拟InDesign中Word文件的样式。
激活“保留文本和表格中的样式和格式”
最近,我们将更改导入创建的样式,并查看再次导入同一文档时会发生什么。
 
单击“确定”,然后在InDesign中绘制文本框以放置Word文件的内容。
绘制文本框以放置Word文件内容
请参阅InDesign(右)中的文本与Word(左)中的文本具有相同的样式和外观。
Word和InDesign中的文本之间的比较
我们将覆盖段落样式的设置。
 
如您所见,在导入的段落样式附近有一个图标,显示已导入样式,并且不会覆盖任何属性。
导入的段落样式图标
 
双击“标题1”。在Basic Character Formats设置蒙特塞拉特的Font Family,大胆的Font Style,19磅的size,并更改Case为全部大写。
 
然后Character Color,设置C = 100 M = 90 Y = 10 K = 0 (这是InDesign默认发送的颜色;如果找不到,请创建它或者只是跳过此设置)。
更改样式属性
请注意,靠近段落样式“标题1”的图标不再存在。
导入的段落样式图标不再存在
让我们使用以下属性更改样式标题3和正文文本。
 
标题3:Source Sans Pro,粗体,12磅,颜色:C = 100 M = 90 Y = 10 K = 0; 
正文:Source Sans Pro,常规,12磅,颜色:黑色,淡色:75%;
 
现在,从Word中的文档导入到InDesign的文本如下所示。
导入文本的布局
让我们将相同的Word文档导入InDesign,看看这次文本的外观。
样式在导入时发生冲突
 
InDesign告诉我们存在样式名称冲突。在段落样式冲突和字符样式冲突下,您可以决定:
 
使用InDesign样式定义:这将覆盖从Word文件导入到InDesign文档的文本样式。
重新定义InDesign样式:这将删除InDesign中覆盖从Word导入到InDesign的文本的设置。
自动重命名:这将使用Word中的样式导入文本,并在InDesign文档中创建新样式。
我们Use InDesign Styles Definitions像以前一样选择Word文档中的文本并将其导入InDesign。
 
请参阅InDesign自动将新特征设置为从Word文档导入的文本。
导入概述
 
如何将Word中的文件链接到InDesign
现在我们已经看到了如何将文件从Word迁移到InDesign,我们可以看到如何将Word文件链接到InDesign文档,以及这个伟大的功能如何帮助我们。
 
设置首选项
单击  InDesign (on MacOS) 或  Edit (on Windows) 在主菜单栏中,转到  Preferences 打开的菜单,然后单击 File Handling...
单击文件处理
 
选中  Create Links When Placing Text and Spreadsheet Files File Handling窗口并单击  OK。
检查链接Word文件的选项
 
放置Word文件
如上所述,请确保Word文档中的样式正确设置为文本并导入文本,如前所述。如果已使用与Word中样式相同的名称创建了段落样式,InDesign将覆盖从Word导入的文本的设置。
请注意,现在,在“链接”菜单中,出现了Word文件的链接。
链接到Word文件
 
让我们在Word文档中添加一些文本,看看InDesign中会发生什么。
编辑的Word文件
 
在“链接”菜单中,在Word文件的名称旁边,InDesign会显示一个警告三角形,指示已修改链接文件。如果我们双击三角形,InDesign将要求更新内容。
更新InDesign中的内容
 
请注意,如果更新链接的内容,您将丢失对先前在InDesign中导入的相同文本(图形或文本)所做的所有更改。
 
这是更新的结果。
在InDesign中更新了Word内容
 
删除导入的Word文档的链接
如果要删除InDesign中文件Word的链接,请双击该文件的链接上方,然后选择取消链接。
从InDesign取消链接Word文档
 
将带有表的Word文件导入InDesign
您可以将包含一个或多个表的Word文件导入InDesign。但是,即使Word文件中的表格应用了表格样式,InDesign也不会像导入表格那样将表格样式设置为导入表格。而是保留应用于Word中的表的内联样式。
 
如果要将包含表的Word文件导入InDesign,并快速布置导入的表,则应使用InDesign表样式(请参阅此处以了解如何使用InDesign表样式)。但是,处理外部表的最佳方法是在Excel中使用电子表格(请参阅此处)。
 
一些警告
脚注:它们可以工作,但您无法控制InDesign内部的样式,因此在使用它们时要非常小心,并在Word文件中设置所需的样式,以便在将Word文档导入InDesign时保持这种方式。
图像:如果将图像放在Word文档中,InDesign会将它们作为嵌入图像导入。我强烈反对你这样做,因为一旦嵌入了图像,你将无法编辑它。链接图像始终是最佳解决方案,因为它可以减小文件大小并提高工作效率(允许您更新图像)。
形状:谁需要将Word文档中的形状导入InDesign文件?这就是InDesign的想法。如果在Word文件中使用形状,InDesign将不会导入或转换它们。
 
[专业提示]使用母版页自动流动Word文档(更新)
InDesign母版页非常方便和强大,但许多用户出人意料地不知道它们的全部潜力。 
 
InDesign可以自动从Word文档加载整个故事,创建页面和线程化文本框架。结合我们刚刚看到的内容,可以节省大量时间,几乎可以完全自动化流程。
 
你是怎样做的?查看此博客文章,了解如何使用InDesign母版页自动流式传输Word文档。
 
使用插件可以提高效率
链接云中的文档
我最近写了一篇关于插件(40个Essential InDesign插件,附加组件和实用程序)的文章,并找到了一个非常好的名为WordsFlow的文章。此插件可以将Word与InDesign链接。它使您可以独立编辑InDesign故事和Word或Excel中的文档,而不会丢失任何一方的工作。WordsFlow维护一个动态链接,因此它可以智能地将外部文档更改合并到每个链接更新的InDesign故事内容中,而不仅仅是替换故事。你可以找到WordsFlow -和免费试用-  在这里。
 
使用自动语义结构导入Word文件
如果您想以干净和语义结构的方式从Word文件导入文本,然后在InDesign中应用您的样式,我找到了另一个值得检查的扩展。
该插件使用Bookalope Web服务,该服务与AI一起使用以去除所有视觉样式并自动清理文档,然后将语义结构化文档导出到InDesign。
InDesign文档当然会包含您可以快速编辑和布局文档的所有样式。更好的是,所有样式都已映射到电子书导出的HTML标记。
 
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